Datenblatt fürs B2B-Geschäft
Produktspezifikation für Lebensmittel
Inhalt, Pflichtangaben und Aufbau eines Lebensmittel-Datenblatts — wann eine Produktspezifikation gefordert ist, was sie enthalten muss und wie sie sich vom Etikett unterscheidet.
Von Rezeptrechner Team · Veröffentlicht am
Was ist eine Produktspezifikation für Lebensmittel?
Eine Produktspezifikation für Lebensmittel ist ein strukturiertes Datenblatt, das alle relevanten Eigenschaften eines Produkts in einem Dokument bündelt — Zutaten, Allergene, Nährwerte, Haltbarkeit, Verpackung, Herkunft und mikrobiologische Kennzahlen. Sie ist das zentrale Informationsdokument im B2B-Geschäft und wird typischerweise als PDF oder Excel zwischen Hersteller und Geschäftspartner ausgetauscht.
In der Praxis wird sie auch Produktdatenblatt, Datenblatt, Spezifikation, Produktpass oder im englischen Sprachraum Spec-Sheet genannt — gemeint ist jeweils dasselbe Dokument: alle Daten zu einem Lebensmittel auf einer Seite, in nachvollziehbarer Struktur.
Auf einen Satz: Die Produktspezifikation ist das Datenblatt, mit dem der Hersteller seinem Geschäftspartner alle Produkteigenschaften zur Verfügung stellt — sodass dieser sein eigenes Etikett, seine Speisekarte oder sein Listing daraus erzeugen kann.
Produktspezifikation erstellen aus der Rezeptur
Mit der Rezeptrechner Software kannst du auf Basis einer Rezeptur (Zutaten und Mengen) die Produktspezifikation für Lebensmittel erstellen und als PDF herunterladen.
Was gehört in eine Produktspezifikation für Lebensmittel?
Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Format für eine Produktspezifikation. Inhaltlich hat sich aber ein Standard etabliert, der sich aus zwei Blöcken zusammensetzt: den LMIV-Pflichtangaben (deckungsgleich mit dem Etikett) und den B2B-typischen Zusatzangaben.
Block 1: LMIV-Pflichtangaben
Diese Angaben muss jede Spezifikation enthalten — sie sind aus der LMIV (Verordnung 1169/2011) abgeleitet und werden vom Geschäftspartner für sein eigenes Etikett benötigt:
Beispiel-PDF: Produktspezifikation „Aufstrich – Linsen Curry" aus dem Rezeptrechner.
Produktname (Verkehrsbezeichnung)
Beschreibende Bezeichnung, kein Phantasiename
Zutatenverzeichnis
Absteigend nach Gewichtsanteil, Allergene hervorgehoben
Allergene nach Anhang II LMIV
14 Hauptallergene plus „Kann Spuren von …"
Nährwerttabelle pro 100 g / 100 ml
Big 7: Energie, Fett, ges. Fettsäuren, KH, Zucker, Eiweiß, Salz
Nettofüllmenge
Gewicht oder Volumen
Mindesthaltbarkeitsdatum / Verbrauchsdatum
MHD oder Verbrauchsdatum, ggf. mit Lagerhinweis
Lagerbedingungen
Temperatur, Luftfeuchte, nach Anbruch
Hersteller / Inverkehrbringer
Name und Anschrift des verantwortlichen Lebensmittelunternehmers
Ursprungsland
Sofern fehlende Angabe irreführend wäre
Gebrauchsanweisung
Falls ohne Anweisung nicht bestimmungsgemäß verwendbar
Block 2: B2B-typische Zusatzangaben
Über die LMIV hinaus erwarten Geschäftspartner — vor allem im Einzelhandel und in der Industrie — eine Reihe weiterer Angaben. Welche davon konkret gefordert werden, hängt vom Abnehmer ab; die folgenden Felder sind die häufigsten:
Artikelnummer & GTIN/EAN
Eigene Artikelnummer und ggf. GTIN-13 für den Handel
Verpackung & Gebinde
Innen-/Umverpackung, Maße, Stückzahl pro Karton, Palette
Kreuzkontaminations-Hinweis
„Kann Spuren von …" — Allergene, die im Betrieb verarbeitet werden
Nutri-Score
Optionale Bewertung A–E, im Handel zunehmend erwartet
Herkunft der Rohstoffe
Region, Lieferantenstruktur, ggf. Rückverfolgbarkeit bis zum Erzeuger
Zertifikate & Siegel
Bio (EU/DE), IFS, BRCGS, Halal, Koscher, V-Label, MSC, Fairtrade
Lagerung & Transport
Temperatur-, Feuchte- und Lichtanforderungen, Kühlkette
Haltbarkeit
Gesamthaltbarkeit ab Produktion, Restlaufzeit bei Auslieferung, nach Anbruch
Versionsstand & Freigabe
Rezeptnummer, Chargennummer, Produktionstag, freigebende Person
Bemerkungen & Hinweise
Freitext zu Besonderheiten, Zubereitung oder Rohstoffherkunft
Für LEH- und Industrie-Spezifikationen zusätzlich: Sensorik (Aussehen, Geschmack, Geruch, Konsistenz), mikrobiologische Werte (Gesamtkeimzahl, E. coli, Salmonellen), physikalisch-chemische Kennzahlen (pH-, aw-Wert, Brix) sowie Erklärungen zu GVO und Bestrahlung. Diese Daten werden meist auf separaten Prüfberichten dokumentiert und der Spezifikation als Anhang beigefügt.
Faustregel: Je größer der Abnehmer und je sensibler das Produkt, desto vollständiger das Datenblatt. Eine Manufaktur, die an einen Bio-Markt liefert, kommt oft mit den LMIV-Angaben plus Allergenhinweis und Verpackungsdaten aus. Ein Lieferant für eine LEH-Listung beim Discounter füllt schnell ein 20-seitiges Excel-Template aus.
Etikett und Produktspezifikation aus einer Rezeptur erstellen
Aus einer Rezeptur entstehen im Rezeptrechner Etikett und Produktspezifikation für Lebensmittel als PDF — ohne doppelte Datenpflege.
Produktspezifikation, Etikett, Produktpass — was ist der Unterschied?
Drei Begriffe, die im Alltag oft synonym verwendet werden, in der Praxis aber unterschiedliche Dokumente meinen:
| Aspekt | Produktspezifikation | Etikett | Digitaler Produktpass |
|---|---|---|---|
| Adressat | Geschäftspartner (B2B) | Endverbraucher (B2C) | Maschinen / Systeme entlang der Lieferkette |
| Regulierung | LMIV Artikel 8 (Datenweitergabe in Lieferkette) | LMIV vollständig (Pflichtangaben auf Verpackung) | EU-DPP — für Lebensmittel noch kein verbindlicher Termin |
| Format | PDF, Excel-Vorlage, Lieferantenportal | Etikett auf der Verkaufsverpackung | Maschinenlesbar, meist über QR-Code abrufbar |
| Inhalt | Vollständige Produktdaten inkl. B2B-Felder (Logistik, Sensorik, Zertifikate) | Reduzierte LMIV-Pflichtangaben (Zutaten, Allergene, Nährwerte, MHD …) | Strukturiertes Datenset — Spezifikation als Datenquelle |
| Status | B2B-Standard — heute in der Lieferkette üblich | Gesetzlich vorgeschrieben für verpackte Lebensmittel | In Planung — Excel-/PDF-Workflow bleibt vorerst Alltag |
Begriffsverwirrung im Alltag: Im deutschsprachigen Raum werden „Produktspezifikation", „Produktdatenblatt", „Datenblatt" und „Produktpass" meist synonym verwendet — gemeint ist immer das B2B-Dokument. Der „Digitale Produktpass" der EU ist davon zu unterscheiden und beschreibt ein zukünftiges, technisches Konzept.
Wer fordert eine Produktspezifikation für Lebensmittel an?
Sobald ein Lebensmittel den eigenen Betrieb verlässt und als Vorprodukt, Großgebinde oder Listungsartikel weitergegeben wird, fragt der Geschäftspartner in aller Regel nach einer Produktspezifikation. Die häufigsten Anfrage-Szenarien:
Lebensmitteleinzelhandel & Großhandel
Supermärkte, Bio-Märkte, Feinkostläden und Großhändler verlangen vor jeder Listung eine vollständige Spezifikation — meist über ein eigenes Lieferantenportal oder eine standardisierte Excel-Vorlage. Ohne Spezifikation kein Listing, ohne Listing kein Regalplatz.
Gastronomie, Catering & Gemeinschaftsverpflegung
Restaurants, Caterer, Kantinen und Krankenhäuser brauchen Zutaten- und Allergendaten ihrer Lieferanten, um Speisekarten und Aushänge selbst LMIV-konform kennzeichnen zu können.
Weiterverarbeiter & Manufakturen
Wer Halbfertigprodukte oder Rohstoffe einkauft, baut die Spezifikationen seiner Lieferanten in die eigene Rezeptur ein — und reicht die Daten in der Lieferkette weiter, bis sie auf dem Etikett des Endprodukts landen.
QS-Audits & Zertifizierungen
IFS, BRCGS, Bio-Zertifizierer und interne QS-Verantwortliche prüfen Produktspezifikationen als Teil der Dokumentations- und Rückverfolgbarkeitspflicht.
Distributoren & Auslandsgeschäft
Beim Export brauchen Importeure und Distributoren die vollständige Spezifikation, um die Kennzeichnung an die nationalen Anforderungen des Ziellands anzupassen — Sprache, Nährwertterminologie und Pflichthinweise unterscheiden sich auch innerhalb Europas.
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Produktspezifikation für Lebensmittel erstellen — Schritt-für-Schritt-Anleitung
Beim Rezeptrechner handelt es sich um eine webbasierte Software. Du pflegst und verwaltest deine Rezepte (Zutaten und Mengen) online. Auf Basis der Rezepturen werden Angaben wie Nährwerte pro 100 g berechnet, Zutatenlisten in der richtigen Reihenfolge erstellt und Allergenvorschläge gemacht.
Die Daten lassen sich in verschiedenen Formen ausgeben — unter anderem als Lebensmittel-Etikett zum Ausdrucken mit einem Etikettendrucker oder als Produktspezifikation im PDF-Format.
So funktioniert's mit der Rezeptrechner Software
Rezeptur anlegen
Zutaten aus der hinterlegten Lebensmittel-Datenbank wählen oder eigene Rohstoffe mit Nährwerten und Allergenangaben anlegen. Der Rezeptrechner berechnet daraus die Nährwerte der Gesamtrezeptur pro 100 g.
Zutatenliste und Allergene prüfen
Die Zutaten werden absteigend nach Gewichtsanteil sortiert. Auf Basis der verwendeten Rohstoffe macht der Rezeptrechner Allergenvorschläge — die finale Kennzeichnung wird vom Nutzer bestätigt und bei Bedarf angepasst.
B2B-Felder ergänzen und als PDF exportieren
Verpackungs-, Logistik- und Zertifikatsangaben werden einmalig pro Rezeptur ergänzt. Der Export erfolgt als PDF-Produktspezifikation — direkt versandfähig an Handel, Gastronomie oder QS-Audit. Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen einer Produktspezifikation für Lebensmittel findest du in unserem Anleitungsbereich.
Kurzvideo: Produktspezifikation für Lebensmittel direkt aus der Rezeptur im Rezeptrechner erstellen
Synergie mit dem Etikett: Da Etikett und Spezifikation aus derselben Rezeptur stammen, basieren die Pflichtangaben (Zutatenliste, Allergene, Nährwerte) auf denselben Werten. Eine Änderung an der Rezeptur fließt beim nächsten Export in beide Dokumente ein.
Ist eine Produktspezifikation für Lebensmittel Pflicht?
Eine Produktspezifikation in einem festen Format ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Die LMIV verlangt aber in Artikel 8 Absatz 8, dass Lebensmittelunternehmer, die ein Produkt an einen anderen Lebensmittelunternehmer abgeben, alle für die Kennzeichnung erforderlichen Informationen bereitstellen müssen — sodass der Abnehmer seine eigenen Pflichten erfüllen kann.
Die Produktspezifikation ist die in der Praxis übliche Form, dieser Pflicht nachzukommen. Wer also B2B liefert, kommt um eine vollständige Datenweitergabe nicht herum — selbst wenn die eigene Ware rechtlich „nur" als lose Ware gilt und das eigene Etikett damit reduziert ausfallen darf.
Format frei, Inhalt verbindlich: Ob das Datenblatt als PDF, Excel-Vorlage des Abnehmers oder über ein Lieferantenportal übermittelt wird, ist gesetzlich offen. Der Inhalt muss aber so vollständig sein, dass der Geschäftspartner damit ein LMIV-konformes Etikett oder seine eigene Allergenkennzeichnung erstellen kann.
Wann sollte aktualisiert werden?
Eine Produktspezifikation ist ein lebendes Dokument. Sie sollte zwingend überarbeitet werden, wenn:
- •sich die Rezeptur ändert (auch geringfügig — andere Lieferantenmischung, neue Würzmischung, anderes Pflanzenöl);
- •sich die Verpackung, Gebindegröße oder das MHD ändert;
- •ein neuer Allergen-Status durch Lieferantenwechsel entsteht;
- •sich die rechtlichen Anforderungen (LMIV-Anpassung, Bio-Verordnung etc.) ändern.
Auch ohne Änderung empfiehlt sich ein jährlicher Routine-Review — viele Handelskunden fordern die aktuelle Spezifikation aktiv jedes Jahr neu an.
Häufige Fragen zur Produktspezifikation für Lebensmittel
Was ist eine Produktspezifikation für Lebensmittel?
Eine Produktspezifikation ist ein strukturiertes Datenblatt, das alle relevanten Eigenschaften eines Lebensmittels in einem Dokument zusammenfasst — Zutaten, Allergene, Nährwerte, Haltbarkeit, Verpackung und Herkunft. Sie wird im B2B-Geschäft zwischen Hersteller und Geschäftspartner ausgetauscht und dient als Grundlage für Listung, Etikettierung und Qualitätsprüfung.
Ist eine Produktspezifikation Pflicht?
Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Format, aber eine Pflicht zur vollständigen Datenweitergabe in der Lieferkette. Artikel 8 Absatz 8 der LMIV verlangt, dass Lebensmittelunternehmer alle für die Kennzeichnung erforderlichen Informationen bereitstellen — die Produktspezifikation ist die in der Praxis übliche Form, dieser Pflicht nachzukommen.
Was muss in einer Produktspezifikation für Lebensmittel stehen?
Mindestens die LMIV-Pflichtangaben: Produktname, Zutatenverzeichnis, Allergene, Nährwerte pro 100 g, Nettofüllmenge, MHD, Lagerbedingungen, Hersteller und ggf. Ursprungsland. Im B2B-Geschäft werden zusätzlich Artikelnummer/GTIN, Verpackungs- und Logistikdaten, Sensorik, mikrobiologische Werte, Zertifikate und ein Versionsstand erwartet.
Was ist der Unterschied zwischen Produktspezifikation und Etikett?
Das Etikett ist die reduzierte Pflichtinformation auf der Verkaufsverpackung und richtet sich an den Endverbraucher. Die Produktspezifikation ist das vollständige Datenblatt für den Geschäftspartner und enthält über die LMIV-Angaben hinaus B2B-Daten wie Verpackung, Logistik, Sensorik und Zertifikate. Beide Dokumente speisen sich aus derselben Rezepturdatenbasis.
Brauchen Bäckereien und Konditoreien eine Produktspezifikation?
Sobald der Betrieb an andere Unternehmen liefert — Cafés, Hotels, Hofläden, Großhandel oder Catering — ja. Auch wenn die Ware lose abgegeben wird, muss der Abnehmer die Daten erhalten, um seine eigene Allergenkennzeichnung erstellen zu können. Im reinen Endkundengeschäft (eigene Theke, Online-Verkauf) reicht das Etikett bzw. der Aushang.
Wie oft muss eine Lebensmittel-Produktspezifikation aktualisiert werden?
Bei jeder rezeptur-, verpackungs- oder kennzeichnungsrelevanten Änderung — und mindestens einmal jährlich. Viele Handelskunden fordern die aktuelle Version aktiv im Jahresrhythmus an; einige LEH-Portale erzwingen ein Update über automatische Erinnerungen.
In welcher Sprache muss die Produktspezifikation verfasst sein?
In der Sprache des Abnehmers bzw. des Vertriebslandes. Innerhalb Deutschlands genügt Deutsch. Beim Export in den DACH-Raum sind oft Mehrsprachigkeit (DE/FR/IT für die Schweiz) und beim weiteren Export englischsprachige Spezifikationen üblich.
Gibt es eine offizielle Vorlage für eine Produktspezifikation?
Eine einheitliche, gesetzliche Vorlage existiert nicht. Branchenverbände, Handelsketten und Zertifizierer haben jeweils eigene Templates — z.B. die GS1-Strukturen für den LEH oder IFS-/BRCGS-Vorlagen für den Industriebedarf. Wer eine eigene PDF-Spezifikation erstellt, sollte den oben beschriebenen Inhaltsblock als Mindestumfang abdecken.
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